阿部 由衣花
受注業務センター　受注業務部　
AWCチーム　マネージャー
2015年入社　現代教養学部　
国際社会学科卒

就職活動は、興味があったメーカーを中心に行っていた。ものづくりに携わりたいと考えており、その中でエービーシー商会に出会う。街の一部をつくるというところに惹かれ、選考の過程で会社やショールームを訪問する度に、社員が笑顔で会話をしている風景があり、楽しく働いていけそうだと感じた。現在は、入社前のイメージ通り、お互いに助け合える雰囲気の中で、やりがいを見い出しながら働いている。

受注の仕事について

必要な商品を、
必要な時に現場に届ける

お客さまからご注文いただいた商品を納期調整し、現場に納めることが受注業務センターの主な仕事です。現在は、扱う商品ごとに３チームに分かれており、私のチームでは主力商品のエキスパンション・ジョイントカバーや笠木、目隠しルーバーなどの金属建材を扱っています。まず、お客さまからご注文をいただき、それに対して工場とやりとりをして納期のすり合わせを行います。そして、いつ納入できるのかをお客さまにご連絡し、運送便の手配をして現場に商品を納め、その後、請求書と工場への支払伝票をシステムで処理するまでがおおまかな一連の流れです。時にはお客さまの希望納期に間に合わせるために工場と交渉も行いますし、逆に厳しそうであれば、お客さまに現場調整の相談もします。
この仕事は多くの方とコミュニケーションを取って、落としどころを探りながら仕事を行うことが面白さのポイントです。お客さまと会話をする機会も多いため、「助かったよ」と直接感謝のお言葉をいただける瞬間は嬉しいですね。

JOBS

印象に残るエピソード

STORY 01

これまでのやり方を変えていく不安

元々お客さまからのご注文は基本的にFAXでいただき、私たちから工場への連絡もFAXで行っていました。大量の紙に囲まれて仕事をしていたのですが、「ペーパレス化」を実現すべく「FAX受注システムプロジェクト」が立ち上がりました。これはペーパレス化はもちろん、業務を効率化させるためにPCの画面上だけで受発注を完結させるシステムを導入するというビッグプロジェクトです。私を含め、受注業務を行う４名のメンバーが選出されたのですが、当時は到底実現できる気がしませんでした。長年紙でやってきたことをデジタルに変更するなんて、想像もできなかったのです。それぞれのチームにそれぞれのルールがありましたし、私たちのように商品を特注でつくって納入する部署のチームもあれば、在庫品を出荷する部署のチームもあります。また、海外から輸入をしなければならない商品を扱うチームもあります。商品によって受発注のフローが異なる中で、それらを統一してひとつのシステムで行えるようにする…。スタート時はメンバー全員が不安を感じていたと思います。

STORY 02

「ミスがない」と「使いやすい」の
両立を実現する

とはいえ、プロジェクトは進めていかなければなりません。あるメーカーのシステムを使用することになったのですが、まずはPC上で発注書を管理するための仕組みを考えることから始めました。
お客さまからいただくご注文書がFAXであることは変わらないのですが、排紙されずにデータ化され、システムに取り込まれるという仕様です。PC上の受信フォルダに発注書のファイルデータがどんどん入っていくことをイメージしていただくと分かりやすいのですが、発注書のデータがただ並んでいるだけでは、どれをどこまで処理しているのかが、ぱっと見では分かりません。そうすると手配が漏れてしまう原因になってしまいます。そうしたクリティカルなミスは絶対に防がなければなりませんし、それに加え、皆が使いやすいような仕組みを考えるのは本当に苦労しました。

STORY 03

新しい価値は、
いつも変化から生まれる

このプロジェクトは、今までのやり方を変えるという大きなものだったため、「うまくいかなかったらどうしよう…」と考えてしまう場面が多々ありました。私が決めた運用方法が、やりづらいと感じられてしまったら、皆の業務に支障が出てしまいます。しかし、そう考えていた時に勇気づけてくれたのは、「ダメだったら戻せばいいんだよ」という先輩の言葉でした。また、通常業務が行われている中でしたが、チームメンバーも画面操作デモに参加してくれ、積極的に意見をくれるなど協力してもらい、とにかく前向きに「やってみよう」という気持ちで進めることができました。結果的には完全電子化を達成することができ、「使いやすい」と言ってもらえるシステムになりました。ペーパレス化に加えて、担当者でなければ手配状況が分からないということもなくなり、業務の効率化は見違えるほどになっています。
多くの人に支えてもらいながら、“変化を恐れないことの大切さ”をこのプロジェクトで学べた気がします。ニューノーマルの時代において、何事も変化を楽しむくらいの気概を持つこと。エービーシー商会は若手から様々なことを発信していける会社ですから、これからも積極的に挑戦を続けていきたいと思います。